Est-il possible de mettre en place le vote électronique à l’occasion des élections du CSE ? Une question essentielle à l’heure de la digitalisation massive des entreprises et du télétravail. Des réponses concrètes pour organiser cette étape essentielle de la vie de l’entreprise de plus de 10 salariés.
Rappel sur le vote à l’occasion des élections du CSE
L’élection du Comité social et Economique (CSE) doit être organisée dans les entreprises de plus de 11 employés. C’est l’occasion pour les salariés d’élire celles et ceux qui vont défendre leurs intérêts auprès de l’employeur : les représentants du personnel. Ces derniers sont composés de membres d’organisations syndicales et de candidats indépendants.
Les étapes d’une élection du CSE
Voici dans les grandes lignes toutes les étapes nécessaires pour l’organisation d’élections professionnelles au sein de l’entreprise :
- Déterminer si l’entreprise est concernée par les élections professionnelles ;
- Calculer l’effectif de l’entreprise ;
- Déterminer le nombre de titulaires à prévoir ;
- Information des salariés et des organisations syndicales par l’employeur ;
- Négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP) et c’est à cette étape que les deux parties peuvent prévoir le vote électronique ;
- Calcul du nombre et du périmètre des autres établissements ;
- Détermination des collèges électoraux ;
- Répartition des salariés dans les collèges ;
- Établissement de l’électorat, de l’éligibilité et des listes électorales ;
- Établissement des salariés éligibles ;
- Établissement de la liste des candidats ;
- Dépôt des listes de candidats et leur diffusion ;
- Organisation du vote de manière à faciliter et à encourager la participation des salariés ;
- Logistique pour voter ;
- Dépouillement du scrutin ;
- Annonce des résultats à l’issue des élections professionnelles CSE.
Les points à retenir
Les élections du Comité Social et Economique (CSE) sont organisées tous les 4 ans par l’employeur dès lors que l’entreprise comptabilise 11 salariés au minimum pendant 12 mois. L’événement se déroule au scrutin secret et direct.
Les candidats sont regroupés sur des listes électorales, toutefois, les salariés peuvent voter pour une liste dans son intégralité ou en choisissant des candidats de différentes listes.
Les votes à proprement parler peuvent se dérouler en présentiel, par courrier ou par voie électronique, en fonction de l’effectif de l’entreprise. Et pour voter, les salariés doivent être inscrits sur la liste électorale, établie par l’employeur en concertation avec les organisations syndicales. Pour un déroulement fluide et transparent, les modalités de vote doivent être clairement précisées par l’employeur.
Les résultats des élections sont déterminés en fonction du nombre de voix obtenues par chaque liste et permettent de déterminer la composition du CSE. En sachant que le nombre de représentants du personnel élus dépend de la taille de l’entreprise. Mais l’objectif est de créer un CSE composé d’un président et d’au moins un membre titulaire et un membre suppléant, sans oublier d’un secrétaire et d’un trésorier.
Si toutes les conditions sont réunies pour l’organisation d’élections professionnelles au sein de l’entreprise, l’employeur a un mois pour agir de son propre chef ou à la demande d’un salarié. Tout refus ou toute absence de décision est considéré par la loi comme un délit d’entrave, passible de poursuites pénales.
Si l’employeur a organisé des élections professionnelles, mais qu’aucun candidat ne s’est présenté, il peut être saisi par un salarié seulement au bout de 6 mois.
Quand l’employeur peut-il recourir au vote électronique pour élire le CSE ?
Les salariés à distance ou même travaillant sur place peuvent voter par voie électronique lors des élections du CSE. Pour garantir la transparence, l’intégrité et la sécurité du scrutin, ce droit est encadré par une réglementation stricte.
Les conditions pour mettre en place le vote électronique dans le cadre d’élections du CSE :
- Un protocole d’accord préélectoral ou un accord collectif de l’entreprise autorise le vote électronique ;
- La mise en place du vote électronique est soumise à une procédure de vérification et de validation permettant d’assurer l’intégrité et la confidentialité du scrutin ;
- Le vote électronique est organisé par un prestataire habilité ou alors en interne, si l’entreprise est équipée pour proposer cette alternative au bulletin traditionnel ;
- Les salariés ont la garantie de pouvoir voter à distance pendant toute la durée du scrutin. Cela en ayant à disposition les moyens techniques nécessaires (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.). Le tout doit être organisé par l’employeur.
Quelles formalités pour mettre en place le vote électronique CSE ?
Accord collectif ou de groupe, expertise indépendante, déclaration à la CNIL, création d’un cahier des charges, information des salariés : l’employeur doit respecter plusieurs formalités pour mettre en place le vote électronique CSE.
L’accord collectif
L’accord collectif d’entreprise ou de groupe peut prévoir le recours au vote électronique à l’occasion des élections du CSE ! À condition que les organisations syndicales et l’employeur trouvent un terrain d’entente pour ensuite inclure cette alternative dans le protocole d’accord préélectoral.
L’expertise indépendante
L’employeur doit recruter un expert indépendant qui va s’assurer de l’intégrité, de la sécurité et de la confidentialité des votes.
La déclaration à la CNIL
Dans le cadre du RGPD, afin de respecter le droit des salariés votent sur leurs données personnelles, l’employeur doit déclarer le dispositif de votre électronique auprès de l’organisme, avant les élections.
Le cahier des charges
Rédigé par l’employeur ou une société spécialisée, le cahier des charges du vote électronique doit décrire les garanties offertes par le système de vote (confidentialité et sécurité des scrutins).
Information des salariés
Chaque salarié éligible au vote doit recevoir une notice d’information de l’employeur pour connaître en détail la marche à suivre pour voter.
Le vote électronique du CSE en l’absence d’accord d’entreprise
Désormais, l’employeur peut recourir au vote électronique y compris en l’absence d’accord d’entreprise par décision unilatérale. Pour mettre en place ce mode de vote, il doit :
- Informer ses salariés sur cette possibilité ;
- Former les membres du CSE ainsi que le personnel du bureau de vote sur le vote électronique.
Comment organiser le vote par correspondance ?
À moins de posséder les compétences et équipements en interne pour garantir un vote électronique sécurisé et confidentiel, l’employeur peut faire appel au service d’une entreprise spécialisée pour organiser les élections en suivant les étapes suivantes :
- S’assurer que le vote électronique est faisable ;
- Que la totalité du processus respecte la législation ainsi que les accords collectifs de l’entreprise ;
- Informer les salariés sur les modalités du vote électronique, en les assurant que le scrutin est sécurisé et confidentiel ;
- Mettre en place tous les moyens techniques pour le vote en ligne ;
- Organiser une simulation pour être certain que le système fonctionne ;
- Gérer le déroulement du scrutin ;
- Assurer la vérification des résultats et la conservation des données du vote électronique conformément à la législation en vigueur.
Quels logiciels pour organiser le vote électronique CSE ?
Les logiciels de vote électronique destinés aux élections du CSE doivent respecter :
- Les exigences légales et réglementaires européennes et françaises en matière de protection des données des électeurs ;
- Être approuvés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ;
Voici une sélection de solutions de vote électronique pour CSE. Elle est proposée par le site CSE-Guide.fr :
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