Gestion de la base des bénéficiaires, du budget, paiement des prestataires, remboursements, gestion des stocks, communication, etc. Afin de faciliter sa gestion et sa comptabilité, le Comité social et économique doit donc détenir et utiliser un logiciel de gestion comptable qui soit conforme aux obligations légales, lui permettant également de justifier son utilisation des fonds alloués par l’entreprise. Pour y parvenir, voici les 10 fonctions jugées indispensables.
- Un espace client sécurisé
Dans le cadre de la conformité RGPD, la sécurité des données des bénéficiaires est primordiale et ne doit laisser aucune marge de manœuvre aux pirates informatiques. En ce sens, les données d’un logiciel de gestion et comptabilité CSE doivent être :
- Stockées en lieu sûr ;
- Faire l’objet de sauvegardes régulières ;
- Pouvoir être restaurées en cas de besoin. Quant aux tâches d’administration, elles doivent être journalisées ;
- Être inaccessibles en dehors de ses administrateurs.
- Gestion des offres et subventions
Le logiciel de gestion et comptabilité CSE doit permettre de :
- Paramétrer les avantages et de les organiser par type, prix, etc. ;
- Paramétrer les types d’activité et les modes de fonctionnement ;
- Gérer les tarifs ;
- Gérer toute la partie achat auprès des fournisseurs ;
- Gérer les offres ;
- Calculer l’enveloppe allouée à chaque bénéficiaire en fonction de son profil salarial.
- Décompte automatique des avantages utilisés
Afin de gagner du temps, le logiciel de gestion comptabilité doit permettre de pouvoir suivre l’utilisation des avantages en temps réel. Un avantage pour vous, mais aussi pour les élus qui suivent leur consommation en temps réel et ne viennent pas vous questionner pour connaître ce qui leur reste !
- Déversement automatique des écritures comptables
Chaque action du CSE ayant une répercussion financière doit être intégrée dans la comptabilité du CSE. Cela évite ainsi d’utiliser deux logiciels distincts, l’un dédié à la gestion et l’autre à la comptabilité. Avec le déversement automatique des écritures, c’est un gain de temps assuré !
- Accès et mise à jour de dossiers bénéficiaires avec suivi des justificatifs
Le logiciel doit pouvoir s’appuyer sur un référentiel des salariés afin de faciliter sa gestion avec les bénéficiaires. En ce sens, il doit permettre plusieurs actions qui serviront à maintenir cette base de données à jour.
Ce référentiel reprend :
- Les ouvrants-droits (salariés, parfois anciens salariés et stagiaires, contrats CDD) ;
- Les ayants droit (conjoints et enfants des bénéficiaires, voire des personnes sans lien de parenté avec les bénéficiaires) ;
- Les informations à caractère social (statut professionnel, quotient familial, etc.) ;
- Les informations bancaires ;
- Les pièces justificatives ;
- Etc.
- L’accès simultané par tous les élus et sur tous les appareils
Le logiciel de gestion et comptabilité du CSE doit permettre aux élus d’y accéder depuis n’importe quel type d’appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) C’est ainsi que le CSE va pouvoir remplir sa mission d’information régulière sur ses prestations et services.
- La possibilité de segmenter la base bénéficiaires (pour communiquer à certains groupes de salariés par ex) et restreindre l’accès à certaines offres
Avec une base de bénéficiaires à jour, mais surtout un logiciel fonctionnel, l’élu CSE peut filtrer les bénéficiaires, qu’ils soient ouvrants-droits ou ayants-droits, en utilisant un moteur de recherches doté de critères préétablis afin de cibler sa communication.
- Possibilité d’éditer les documents de gestion directement dans le logiciel
L’élu doit pouvoir éditer des rapports de gestion, par exemple, des statistiques concernant les bénéficiaires directement depuis le logiciel de gestion CSE : pourcentages, répartition en effectif, par type de contrat, département, service, statut familial, etc.
- Une vue globale des stocks et offres disponibles à tout moment
Parmi les fonctions indispensables, citons l’interface regroupant les stocks et les offres disponibles, qui peuvent être ainsi consultés à tout moment. Cette option permet à l’élu d’optimiser la gestion, par exemple, des billets de cinéma, et préparer de nouvelles commandes afin que le stock reste à niveau.
- La possibilité de payer en ligne pour vos bénéficiaires
Afin de faciliter la comptabilité du CSE, mais également le quotidien des bénéficiaires, le logiciel de gestion doit permettre au comité d’accepter les paiements en ligne.
Sources :
Avez-vous besoin d’un logiciel de gestion CE/CSE et compta intégré ? – editions-tissot.fr
Obligations comptables du CSE : guide (2021) – cse-guide.fr
