Pourquoi et comment choisir un logiciel de gestion compta CSE ?

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    Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion compta CSE à sélectionner en fonction de la taille du Comité, de ses besoins en gestion, communication et comptabilité, etc. Ces dispositifs, conçus en conformité avec les exigences URSSAF, sont dotés d’une multitude de fonctionnalités, à tel point qu’ils sont devenus indispensables au sein des CSE ayant fait le choix de la modernité et de l’efficacité. Si ce passage à l’outil informatique peut sembler intimidant, dans une démarche de gestion des flux financiers sans tracas, nous vous expliquons pourquoi et comment choisir votre logiciel de gestion compta CSE.

    Pourquoi utiliser un logiciel de gestion compta CSE ?

    Qui dit budget, dit compta ! Conformément à la loi du 5 mars 2014 qui instaure une réglementation stricte sur la tenue de la comptabilité CSE, à son application depuis le 1er janvier 2015, les CSE, quelle que soit leur taille, doivent impérativement tenir une comptabilité conforme et normée. En ce sens, le logiciel de gestion compta CSE est spécialement conçu pour faciliter la gestion de la trésorerie, mais également justifier l’utilisation des fonds alloués par l’entreprise au Comité en toute quiétude. 

    En mettant en place un logiciel de gestion compta, les CSE gèrent plus facilement leur trésorerie et leur comptabilité grâce au déversement automatique des écritures comptables. Ce type d’outil pouvant être « connecté » aux autres logiciels de gestion et de communication utilisés par les Comités, il permet de générer rapidement les graphismes comptables des bénéficiaires, dès leur enregistrement dans la base du CSE. Ces mêmes bénéficiaires peuvent ainsi connaître la consommation de leurs avantages en temps réel et surtout dans un espace dédié et sécurisé. 

    En plus d’être régulièrement mis à jour, le logiciel de gestion compta CSE s’ajuste automatiquement aux normes des Comités en ce qui concerne les subventions, quotas, etc.

    La compta, mais pas seulement ! En effet, en rationalisant leurs actions, les Comités gagnent du temps, gèrent les ASC sans stress et ajoutent rapidement les avantages préférés des bénéficiaires (billetterie, chèques cadeaux, subvention vacances, etc.).

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    Zoom sur les obligations comptables des CSE en fonction de leur taille

    Certes, la comptabilité manuelle reste une possibilité, toutefois, elle est souvent propice aux erreurs, à proscrire dans un souci de transparence financière pour l’entreprise devant les autorités fiscales. Qui plus est, les obligations comptables diffèrent selon en fonction de la taille du CSE (petit, moyen et grand). Ce qu’il faut retenir :

    Les obligations comptables globales des CSE

    Quelles que soient sa taille et ses ressources, le CSE doit respecter les 8 obligations suivantes :

    • L’enregistrement comptable de ses mouvements financiers, c’est-à-dire les dépenses et recettes détaillées, dans un ordre chronologique.
    • Le bilan comptable, qui fait état de ses possessions et de ses dettes.
    • Le compte de résultat (CR), qui illustre le budget de fonctionnement et celui des activités sociales et culturelles (ASC).
    • L’annexe comptable, similaire à un glossaire permettant de comprendre le bilan comptable et le CR. 
    • L’inventaire annuel des stocks, qui reprend les biens du CSE, constitués des chèques bancaires, chèques cadeaux, espèces et denrées.
    • Les transactions bancaires conséquentes et les informations sur la gestion financière du CSE.
    • Les conventions passées directement, indirectement ou par un intermédiaire entre le CSE et l’un de ses membres.
    • En cas de changement de CSE, organiser la passation des documents comptables entre l’ancien et le nouveau Comité en présence de l’ancien trésorier.

    Les obligations comptables en fonction de la taille du CSE

    On parle de « petit CSE » lorsque ce dernier dispose de ressources annuelles allant jusqu’à 153 000 €. Ici, le Comité n’est pas obligé de faire appel à un commissaire aux comptes ou à un expert-comptable, sa comptabilité étant ultra-simplifiée. Néanmoins, il possède deux obligations : le suivi d’un livre de comptes et la présentation d’une synthèse annuelle simplifiée. L’utilisation d’un logiciel de gestion compta CSE lui octroie une gestion rapide et efficace.

    Concernant le « CSE moyen », ses ressources vont au-delà de 153 000€ et il répond à l’un des critères suivants :

    • Il a été créé par une entreprise ayant au moins 50 salariés à plein temps ;
    • L’entreprise possède 3,1 millions d’euros de ressources annuelles ;
    • L’entreprise affiche un bilan total supérieur à 1,55 million d’euros.

    Le CSE moyen doit mettre en place une comptabilité simplifiée également appelée d’engagement. Son rapport annuel des comptes CSE doit être présenté par un expert-comptable. Quant à ses obligations, il doit présenter une synthèse annuelle simplifiée, un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe comptable.

    Enfin, le « grand CSE » dispose de ressources annuelles supérieures à 153 000 € et répond à 2 des critères suivants :

    • Il a été créé par une entreprise ayant au moins 50 salariés à plein temps ;
    • L’entreprise possède 3,1 millions d’euros de ressources annuelles ;
    • L’entreprise affiche un bilan total supérieur à 1,55 million d’euros.

    Ses obligations comptables sont similaires à celles des entreprises, toutefois, il peut se passer de l’expert-comptable pour la validation et la présentation de ses comptes annuels. En contrepartie, il doit faire appel à un ou plusieurs commissaires aux comptes lors de la certification de ses comptes. Concernant ses obligations, il doit présenter un rapport annuel d’activité et de gestion, un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe comptable.

    Comment choisir son logiciel de gestion compta CSE ?

    Comptabilité, billetterie, gestion des ASC, des bénéficiaires, le logiciel compta CSE est multitâche. En collaboration avec le trésorier du CSE, commencez par créer un cahier des charges répertoriant les attentes et besoins du Comité. Ces éléments réunis vont permettre de comparer les différents prestataires de logiciel compta CSE présents sur le marché puis de sélectionner le plus pertinent.

    Voici des éléments concrets pour déterminer quel logiciel compta CSE correspond à vos besoins.

    Deux sortes de logiciels de gestion compta CSE

    Aujourd’hui, les CSE peuvent choisir entre :

    • Le logiciel à installer sur l’ordinateur, comme n’importe quel autre logiciel. Il est donc soumis à l’achat d’une licence, à des mises à jour, des sauvegardes.
    • Le logiciel accessible en se connectant simplement sur une plateforme web, accessible 24/24 et 7/7 depuis n’importe quel endroit équipé d’une connexion internet.

    Gestion de la comptabilité du CSE

    Les trésoriers des CSE sont parfois comptables de profession. Mais souvent, ils disposent de connaissances plus ou moins approfondies en la matière.

    Dans ce cas, le manque d’expertise peut devenir problématique, par exemple, lorsque le trésorier doit séparer les chiffres liés aux ASC et ceux liés aux missions économiques du CSE, aussi, il est fortement recommandé de s’équiper d’un logiciel compta CSE. 

    Le logiciel de gestion compta CSE doit permettre de saisir les écritures et les répartir en respectant le plan comptable propre aux CSE. Pour une utilisation optimale, le logiciel peut inclure la gestion de la caisse, l’établissement des bordereaux de remise de chèque, les états comptables, les factures aux bénéficiaires et celles émises par les fournisseurs, éléments essentiels pour l’établissement des comptes de résultats et du bilan. Pour les grands CSE, le logiciel peut également inclure une option de comptabilité analytique.

    Gestion des bénéficiaires du CSE

    Lorsqu’elle est faite manuellement, la gestion des droits d’accès aux activités sociales et culturelles des bénéficiaires devient rapidement complexe à partir d’un certain nombre de salariés. Pour chaque bénéficiaire et ses ayants droit, le logiciel de gestion compta CSE permet de compiler ses données professionnelles (date d’entrée dans l’entreprise, site de déploiement) et personnelles (nom, prénom, adresse postale, e-mail, situation familiale, les critères sociaux). L’outil permet donc au Comité de personnaliser ses services et de mettre en place une communication plus claire, facilement accessible et fluide avec les salariés éligibles.

    Gestion des ASC

    En accord avec les activités du CSE, le logiciel de gestion compta CSE enregistre toutes les ASC individuelles ou en groupe de manière détaillée, gère la billetterie, les commandes groupées, chèques cadeaux, Chèques Vacances, les modes de paiement, etc. À la fin de cette boucle, il permet au Comité de générer des statistiques sur les activités passées pour prévoir le prochain budget.

    La gestion des ASC comporte une partie comptabilité essentielle, aussi, le logiciel doit enregistrer le chiffre d’affaires et les coûts liés afin de les reverser dans la partie comptabilité, si cette option est intégrée. Autrement, il est possible de connecter une solution compta au logiciel de gestion, une solution existante, mais peu pratique au quotidien.

    Le logiciel de gestion compta CSE, un outil essentiel ! Petit, moyen ou grand, le CSE doit pouvoir optimiser sa mission et le logiciel de gestion compta fait sans nul doute partie des outils incontournables et faciles à mettre en place pour y parvenir.

    Sources :

    Tout savoir sur la comptabilité CSE – reflexe-cse.fr  

    L’importance d’un logiciel de gestion & comptabilité pour CSE – advango.fr

    Qu’est-ce qu’un logiciel Comptabilité CSE ? – experts-comptables-fr.org 

    Pourquoi changer de logiciel de gestion et lequel choisir ? – influence-ce.fr