Le logiciel CSE joue un rôle central dans la gestion quotidienne et plus largement la réussite du mandat des élus du CSE. C’est l’outil de référence. Celui auquel tous les élus ont accès, auquel ils se connectent quasi quotidiennement et qui fait le lien avec les bénéficiaires.
Changer son logiciel CSE est donc loin d’être une décision anodine. Elle est même complexe et engageante. C’est pourquoi il est nécessaire qu’elle soit mûrement réfléchie, concertée, documentée. On va donc tâcher d’être à la hauteur en vous résumant tous les enjeux liés au changement de logiciel CSE. Pourquoi, quand, comment mais aussi avec qui ? Voici toutes les réponses à ces questions essentielles.
Pourquoi changer de logiciel CSE ?
Si vous voulez changer de logiciel CSE, c’est que celui dont vous disposez actuellement ne vous donne plus satisfaction. Il est obsolète ? N’est plus adapté à l’évolution des vos besoins ou du nombre de vos bénéficiaires ? Vous coûte trop cher en maintenance ? N’est pas assez utilisé par les élus et/ou les bénéficiaires ? N’est pas ergonomique ? Pas assez sécurisé ?
Toutes ces raisons sont de (très) bonnes raisons de vouloir changer de logiciel CSE. Ce sont celles rencontrées par la plupart des élus ayant hérité du logiciel d’une ancienne mandature ou qui n’ont pas eu l’occasion de changer leur solution depuis trop longtemps. Les conséquences de ces failles sont parfois conséquentes: perte de temps et d’efficacité, multiplication des erreurs, manque de réactivité, communication défaillante entre élus ou avec les bénéficiaires. Autant de grains de sable qui enrayent la machine et nuisent clairement au fonctionnement du CSE.
Après un tel constat la conclusion tient en une paraphrase désormais célèbre : “le changement, c’est maintenant !”.
Quand changer de logiciel CSE ?
Changer de logiciel CSE devrait se faire dans les meilleures conditions c’est-à-dire avoir le temps de le faire, donc le préparer en amont (voir un an plus tôt). Bien souvent ce n’est pas l’envie qui manque aux élus mais le temps et la connaissance des logiciels CSE disponibles sur le marché versus leurs besoins.
Et pourtant, avec un logiciel plus performant, vous seriez plus efficace et donc moins débordé. C’est en quelque sorte le serpent qui se mord la queue.
Comment y remédier et enfin franchir le pas ? Tout d’abord, en prenant son temps et en choisissant le bon timing. La transition peut s’effectuer sur plusieurs semaines ou plusieurs mois en profitant notamment de périodes plus creuses comme l’été pour concrétiser le basculement. Si le logiciel CSE comprend également une solution de comptabilité, l’idée est généralement de boucler un exercice avec une solution puis d’en commencer un autre avec la nouvelle.
Lors du changement de logiciel CSE, le principal objectif est de ne pas trop perturber le travail des élus et surtout (mais cela est directement lié) que ce changement ne soit pas ressenti par les bénéficiaires. Logiquement, plus la taille du CSE est importante, plus la transition va être longue et délicate (mais nécessaire).
Comment changer de logiciel CSE ?
Vaste question pour une procédure qui pourrait être très simple. Mais si vous devez vous la poser, c’est surtout à votre futur prestataire d’y répondre. Ce dernier doit être en mesure de vous proposer une solution simple, clé en main et surtout adaptée à vos besoins, demandes et contraintes.
Concrètement, l’enjeu principal est de maintenir une continuité de service et de conserver vos contenus. En premier lieu, il y a bien sûr les droits des bénéficiaires, à savoir les différentes enveloppes de subvention consommées ou non-consommées par ces derniers. Une mauvaise gestion de ce paramètre peut entraîner une rupture d’égalité entre les bénéficiaires et des déceptions en pagaille. Une catastrophe.
Autres éléments de suivi importants, les différents outils utilisés par les bénéficiaires comme le site internet et l’application mobile du CSE. Si le basculement doit s’effectuer en douceur, une bonne communication avec les bénéficiaires est nécessaire pour les informer des changements à venir et surtout leur faire prendre en main cette nouvelle solution qui se veut plus performante. Cette nouveauté leur sera bénéfique, mieux vaut donc leur faire savoir plutôt que de les laisser dans l’inconnu et perdre l’intérêt des changements opérés.
Bien choisir son prestataire !
C’est la clé d’un changement de logiciel CSE réussi. Car le prestataire doit notamment proposer une solution moderne, adaptée et évolutive, mais également gérer la phase de transition de manière optimale.
✓ Accompagnement tout au long de la transition (Installation, prise en main, formation à l’utilisation, mise à niveau à chaque évolution)
✓ Communication à vos bénéficiaires en amont (newsletters, notifications)
✓ Communication entre élus avec la messagerie du CSE
✓ Service client accessible en cas de besoin
✓ Et bien sûr une prestation globale de qualité correspondant à vos besoins en terme de billetterie, services et outils de communication !
En résumé :
- Pour trouver celui qui vous convient, prenez le temps de chercher. Sur Internet mais aussi en vous renseignant auprès de vos collègues et votre entourage.
- Au-delà des services proposés, attachez beaucoup d’importance à la réputation des prestataires et à leurs références. Un prestataire qui équipe plusieurs milliers de CSE dans toute la France (dont les plus grandes entreprises) et est utilisé par des millions de bénéficiaires est déjà, en soi, une garantie de sa fiabilité.
- La seule règle immuable dans le choix du prestataire d’un logiciel CSE est de se tourner vers des acteurs spécialisés et développant des solutions spécifiquement dédiées aux CSE. Pour les connaître et vous renseigner sur les prestations proposées par chacun d’eux, consultez notre article comparatif ici.
