Pour faire plaisir à ses bénéficiaires, il n’est pas rare que le CSE offre des chèques et des cartes cadeaux à ces derniers. Or, en mettant en place cet avantage, le Comité s’engage à procéder à un enregistrement comptable rigoureux et régulier. Ceci afin de respecter les règlements de l’URSSAF, organisme chargé de collecter les cotisations et les contributions sociales. Comment procéder en bonne et due forme ? Quel compte créditer/débiter ? Comment être certain de ne pas faire d’erreur ? La comptabilisation des chèques et des cartes cadeaux salariés ne sera plus intimidante, grâce à nos conseils.
Des chèques et cartes cadeaux salariés exonérées
Depuis le 1er janvier 2022, le CSE est exonéré des cotisations sociales et les bénéficiaires, d’imposition, sur les chèques et cartes cadeaux salariés à condition que :
- Le montant des chèques-cadeaux émis sur l’année civile ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) par année et par bénéficiaire (193€ en 2024) ;
- Les avantages soient émis dans le cadre spécifique d’événements URSSAF (la naissance, l’adoption – Le mariage, le pacs – Le départ à la retraite – La fête des Mères, des Pères – La Sainte-Catherine – La Saint-Nicolas – Noël – La rentrée scolaire). Toute utilisation doit être liée à l’événement concerné et pour chaque événement, le montant ne doit pas dépasser le seuil prévu par la loi, toujours par bénéficiaire et par an.
Compte comptable du cadeau salarié
Lorsqu’une entreprise offre des cadeaux à ses salariés, cela doit être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise. Le choix du compte comptable dépend de la nature et de la valeur du cadeau. Voici les comptes généralement utilisés :
Compte 6237 – Cadeaux au personnel :
- Ce compte est le plus couramment utilisé pour enregistrer les dépenses liées aux cadeaux faits aux salariés.
- Il est utilisé pour des cadeaux d’entreprise comme des bons d’achat, des cadeaux de Noël, des cadeaux d’anniversaire, etc.
Compte 606 – Achats non stockés de matières et fournitures :
- Dans certains cas, si le cadeau est considéré comme un achat de fournitures ou de matières (par exemple, des équipements informatiques offerts aux employés), il peut être enregistré sous ce compte.
Compte 467 – Autres comptes débiteurs ou créditeurs :
- Si le cadeau est sous forme d’une récompense financière, il peut être enregistré sous ce compte jusqu’à ce que le paiement soit effectué.
Compte charges exceptionnelles :
- Si le cadeau est d’une nature exceptionnelle ou d’une valeur significativement élevée, il peut être comptabilisé dans un compte de charges exceptionnelles.
À noter
La valeur des cadeaux peut avoir des implications fiscales pour l’entreprise et pour les employés.
Par exemple, en France, la valeur des cadeaux offerts aux salariés est généralement exonérée de cotisations sociales dans certaines limites et conditions.
La récupération de la TVA sur les chèques et cartes cadeaux salariés
Une mention spéciale quant à la récupération de la TVA par le CSE sur les chèques et cartes cadeaux salariés. La condition s’applique uniquement si les avantages en question sont de faible valeur, c’est-à-dire si leur montant ne dépasse pas 73 € TTC (montant actuel) par an et par bénéficiaire.
Dans un tel cas, les spécialistes de la comptabilité suggèrent l’utilisation d’un compte 623 « Cadeaux à la clientèle ».
Comment comptabiliser les chèques et cartes cadeaux salariés ?
Le CSE doit respecter des règles bien précises en ce qui concerne l’enregistrement comptable de tout chèque ou de toute carte cadeau qu’il offre à un bénéficiaire, ce type d’avantage appartenant à la catégorie « œuvres sociales » du Comité social et économique. Toutefois, la procédure de comptabilisation diffère en fonction de la taille du CSE.
Pour le petit CSE
Le petit CSE peut tenir sa comptabilité chèques et cartes cadeaux salariés sur un fichier Excel, en prenant soin de bien garder tous les justificatifs et de maintenir le fichier à jour, sans erreurs ou doublons. L’ensemble sera à présenter à la fin de chaque année, au moment du bilan comptable du Comité.
Pour le CSE moyen
Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie, basée sur les encaissements et les décaissements, chaque émission de paiement de chèque ou carte cadeau CSE doit être écrite de la manière suivante dans le logiciel de comptabilité CSE :
Opération 602 vers 512 :
- Débit du compte 602 « Achats stockés – Autres approvisionnements » ;
- Crédit du compte 512 « Banque ».
Pour le grand CSE
Du fait de ses obligations comptables obligatoires, le CSE de grande taille doit pratiquer une comptabilité d’engagement, comparable à la comptabilité des entreprises, donc confiée à un expert-comptable. Ici, tout se passe en 2 temps, avec d’abord l’enregistrement de chaque facture, suivi de celui de chaque règlement.
Autrement dit, le trésorier doit :
- Inscrire ces types d’avantages dans les comptes 647 « autres charges sociales » ou 648 « autres charges de personnel », lorsque les critères d’exonération URSSAF sont bien respectés ;
- Créer un compte 6417 « Avantages en nature » qui servira à recueillir le montant éligible aux cotisations sociales, ceci si les critères d’exonération ne sont plus applicables ou si les chèques ne sont pas offerts dans le cadre d’événements URSSAF.
Opération 602 vers 401 (à la facturation) :
- Débit du compte 602 « Achats stockés – Autres approvisionnements » ;
- Crédit compte 401 « Fournisseurs ».
Opération 401 vers 512 (au moment de l’émission du paiement) :
- Débit du compte 401 « Fournisseurs » ;
- Crédit du compte 512 « Banque ».
Comment optimiser la comptabilisation des chèques et cartes cadeaux salariés ?
La loi du 5 mars 2014 impose une réglementation stricte quant à la tenue de la comptabilité CSE. Depuis son entrée en vigueur le 1er janvier 2015, le CSE, peu importe sa taille, a l’obligation de tenir une comptabilité normée et conforme.
En ce sens, la comptabilisation des chèques et cartes cadeaux salariés doit être transparente, sans erreur, ce qui peut générer du stress. Pour faciliter la vie des élus et plus particulièrement celle du trésorier, on trouve aujourd’hui des logiciels de gestion comptable CSE spécialement conçus justement pour une comptabilité efficace, avec leurs nombreuses fonctionnalités :
- Saisie des écritures et leur répartition en respectant le plan comptable propre aux CSE ;
- Gestion de la caisse, établissement des bordereaux de remise de chèque, des états comptables, des factures aux bénéficiaires et celles des fournisseurs ;
- Possibilité d’ajouter un module de comptabilité analytique.
Une comptabilisation rapide, facile et sereine
La comptabilisation des chèques et cartes cadeaux salariés ne doit plus être un moment redouté par le Comité social et économique. Non seulement, cet avantage fait partie des préférés des salariés français, mais aujourd’hui, le CSE dispose d’outils capables de les assister quotidiennement dans ce type de tâche !
